Tipe-tipe kontrol dan kontrol proses management

Tipe – Tipe Control

• (Awal) Preliminary, Kadang-kadang disebut kendali feedforward, Hal ini harus dipenuhi sebelum suatu perkerjaan dimulai. Kendali ini menyakinkan bahwa arah yang tepat telah disusun dengan sumber-sumber yang tepat tersedia untuk memenuhinya

• (Saat ini) Concurrent, Berfokus pada apa yang sedang terjadi selama proses. Kadang-kadang disebut Kendali steering, kendali ini memantau operasi dan aktivitas yang sedang berjalan untuk menjamin sesuatunya telah sedang dikerjakan dengan tepat.

• (Akhir) Post-action, Kadang-kadang disebut kendali feedback , Kendali ini mengambil tempat setelah suatu tindakan dilengkapi. Kendali akhir berfokus pada hasil akhir, kebalikan dari input dan aktivitas.

Proses Pengendalian Manajemen

Proses pengendalian manajemen adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan.

            Proses manajemen adalah daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka mencapai sesuatu tujuan secara ekonomis. Sesungguhnya keempat proses itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai manajemen

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=5&cad=rja&ved=0CEwQFjAE&url=http%3A%2F%2Fblog.stikom.edu%2Ftonys%2Ffiles%2F2012%2F12%2F11-GM-contolling.ppt&ei=jHtmUorROculrQfzx4GIDA&usg=AFQjCNFLTUDP1PG9cVtXAINhZBte4Xl7Bg&bvm=bv.55123115,d.bmk

Definisi Mengendalikan (Controlling) & Langkah-langkah Kontrol

Definisi Mengendalikan (Controlling) & Langkah-langkah Kontrol

Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengendalian (controlling) adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan, agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan atau kesalahan, diadakan tindakan perbaikan dan penyempurnaan rencana. Pengendalian karyawan meliputi kehadiran, kedisiplinan, perilaku, kerja sama, pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan

Pengendalian adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengarahan. Pengendalian merupakan adalah fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga penyimpangan dari standar diminimalkan dan menyatakan tujuan organisasi dicapai dengan cara yang diinginkan.

Menurut konsep modern, kontrol adalah tindakan yang sebelumnya mengetahui, sedangkan konsep awal pengendalian digunakan hanya ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif. Dengan demikian, kontrol terdiri dari tiga kegiatan utama.

Menurut Henri Fayol, Pengendalian adalah suatu usaha terdiri dari melihat segala sesuatu yang sedang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah diambil, perintah yang telah diberikan, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan. Objek adalah untuk menunjukkan kesalahan agar mereka dapat diperbaiki dan dicegah berulang.

LANGKAH-LANGKAH KONTROL

Mochler dalam Stoner James, A. F. (1988) menetapkan empat langkah dalam proses pengendalian, yaitu sebagai berikut:

1.      Menentukan standar dan metode yang digunakan untuk mengukur prestasi.

2.      Mengukur prestasi kerja.

3.      Menganalisis apakah prestasi kerja memenuhi syarat.

4.      Mengambil tindakan korektif

1.         Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2.         Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3.         Menganalisis Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4.         Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

Sumber:

Hasibuan, Malayu S.P. 2008. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara

M.Ag, Badrudin. (2013). Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta.

Tangkilisan, Drs.Hessel Nogi S. (2005). Manajemen Publik. Jakarta: PT. Grasindo.

Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

Prinsip Actuating dan Mencapai Actuating managerial yang efektif

Prinsip Actuating dan  Mencapai Actuating managerial yang efektif

Prinsip-Prinsip Penggerakan

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

·        Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

·        Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

·        Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

·        Menghargai hasil yang baik dan sempurna

·        Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

·        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

·        Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Pekerjaan  seorang manajer tidak terlepas dari organisasi. Secara umum  organisasi diartikan sebagai  kumpulan dua atau lebih orang yang bekerja sama secara  terkoordinasi  dan terstruktur  untuk mencapai tujuan tertentu. Organisasi diperlukan untuk pencapaian tujuan  bersama secara efektif dan efisien. Manajer melakukan proses manajemen, mengoptimalkan sumber daya yang ada untuk mengolah input guna  mencapai tujuan organisasi.

Proses manajemen mencakup perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Meskipun secara. teoritis proses manajemen menunjukkan hubungan yang logis, dalam praktek, proses manajemen yang dilakukan tidak selalu urut, dan seringkali dikerjakan secara simultan.

https://www.google.com/#q=Prinsip+Actuating&start=10

http://staff.uny.ac.id/sites/default/files/pendidikan/Muhammad%20Ali,%20ST.,M.T./Materi%201%20Manajemen%20dan%20Organisasi.pdf

Definisi dan pentingnya Actuating

PENGERTIAN DAN PENTINGNYA ACTUATING

Pengertian Actuating

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agarmau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership ( pimpinan ), perintah, komunikasi dan conseling ( nasehat).

Menggerakkan (actuating) menurut Tery berarti merangsanganggota-anggota kelompok melaksanakan tugas-tugas dengan antusias dankemauan yang baik. Tugas menggerakkan dilakukan oleh pemimpin.Oleh karena itu kepemimpinan kepala sekolah mempunyai perananpenting dalam menggerakkan personal sekolah melaksanakan program kerjanya. Menurut Keith Davis, Actuating adalah kemampuan membujuk orang-orang mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dengan penuh semangat.

George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaranperusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran tersebut. Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya.Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untukmengerjakan sesuatu jika :

a. Merasa yakin akan mampu mengerjakan,

b. Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagidirinya,

c. Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yanglebih penting, atau mendesak,

d. Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan

Bagian yang termasuk dalam manajemen pengarahan sebagai berikut:

       Motivasi: Motivasi merupakan kegiatan yang mengakibatkan, menyalurkan dan memelihara perilaku manusia. Motivasi merupakan subyek yang penting bagi manajer, karena menurut definisi manajer harus bekerja dengan dan melalui orang lain. Manajer perlu memahami orang orang berprilaku tertentu agar dapat mempengaruhinya untuk bekerja sesuai dengan yang diinginkan organisasi. Motivasi adalah subyek membingungkan, karena motif tidak dapat diamati atau diukur secara langsung, tetapi harus disimpulkan dari perilaku orang yang tampak.

     Komunikasi dalam Organisasi: Komunikasi adalah kegiatan untuk para manajer mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus dikomunikasikan kepada para manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan, rencana-rencana harus dikomunikasikan pada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komuni kasi dengan bawahan tentang penugasan jabatan mereka. Komunikasi tertulis dan lisan adalah bagian esensi pengawasan. Manajer dapat melaksanakan fungsi fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Kepemimpinan manajerial didefinisikan sebagai suatu proses pengarahan dan pemberian pengaruh pada kegiatan-kegiatan dari sekelompok anggota yang saling berhubungan tugasnya. Implikasi penting dalam definisi tersebut yaitu: pertama, kepemimpinan menyangkut orang lain bawahan atau pengikut; kedua, kepemimpinan menyangkut suatu pembagian kekuasaan yang tidak seimbang di antara pimpinan dan anggota kelompok; ketiga, pemimpin dapat juga memberikan pengaruh. Kepemimpinan merupakan bagian penting manajemen, tetapi tidak sama dengan manajemen. Kepemimpinan merupakan kemampuan yang dipunyai seseorang untuk mempengaruhi orang orang lain agar bekerja mencapai tujuan dan sasaran, sedangkan manajemen mencakup kepemimpinan, tetapi juga mencakup fungsi lain seperti perencanaan, pengorganisasian dan pengawasan.

Pentingnya Actuating dalam Organisasi

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

Sumber :

Mulyono. 2008. Manajemen Administrasi dan Organisasi Pendidikan. Yogyakarta: Ar-Ruzz Media. 

http://id.shvoong.com/social-sciences/education/2184012-pengertian-penggerakan-actuating/#ixzz1nfzTjKeM

Manfaat & Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Manfaat & Kerugian Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Tulisan ke 5 - Softskill
Psikologi Manajemen

A.               Manfaat struktur fungsional dan struktur divisional

1)      Struktur organisasi fungsional ini mempunyai  beberapa kelebihan, antara lain:

• Efisiensi melalui spesialisasi

• Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana

• Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak

• Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

2)      Adapun kelebihan dari struktur organisasi divisional antara lain:

• Koordinasi antar fungsi menjadi lebih mudah dan cepat

• Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan

• Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan

• Kesempatan karir lebih terbuka

B.               Kerugian struktur fungsional dan struktur divisional

          

1.      Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi

• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional

• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi

• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit

2.      Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi fungsional

• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi

• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah

Daftar Pustaka:

Dr. Mahmuh M, hanafi, MBA. 2003. Mangemen Edisi Revisi. Yogyakarta: Akademi Managemen Perusahaan YKPN

Handoko, T.Hani. 2009. Manajemen.Yogyakarta: BPFE-YOGYAKARTA

Samuel C. Certo & J.Paul Peter. Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.

Pengorganisasian dan Struktur Organisasi

PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

materi minggu ke 4 dan 5
PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI
Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya-sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Aspek utama proses penyusunan organisasi adalah patementalisasi dan pembagian kerja. Pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :
1. Cara menajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, fisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.
2. Bagian organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.
3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.
4. Cara dalam para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.
Pengorganisasian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara para anggota organisasi. Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya.
1. Pembagian kerja.
2. Departementalisasi.
3. Bagan organisasi formal.
4. Rantai perintah dan kesatuan perintah.
5. Tingkat-tingkat hirarki manajemen.
6. Saluran komunikasi.
7. Penggunaan komite.
8. Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal.

Struktur Organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Menunjukann kerangka dan susunan perwujudan diantara fungsi-fungsi, bagian-bagian maupun orang-orang yang menunjukan kedudukan, tugas dan wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi.
Faktor-faktor struktur organisasi
1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya.
2. Teknologi yang digunakan.
3. Anggota dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.
4. Ukuran organisasi.
Unsur-unsur Struktur Organisasi
1. Spesialisasi kegiatan.
2. Standardisasi kegiatan.
3. Koordinasi kegiatan.
4. Sentralisasi dan desentralisasi.
5. Ukuran satuan kerja.
Tujuan organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja yang memungkinkan sinergi terjadi.
Bagan organisasi untuk menunjukkan struktur organisasi. Memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan diantaranya. Aspek Utama Bagan Organisasi :
1. Pembsgisn kerja.
2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah.
3. Tipe-tipe pekerjaan yang dilaksanakan.
4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan.
5. Tingkat manajemen.
Bagan organisasi ini mempunyai keuntungan juga kerugian, diantaranya :
ü Keuntungannya
ð Bahwa karyawan dan lain-lain diberi gambaran bagaimana organisasi disusun.
ü Kerugiannya
ð Bahwa masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak ditunjukkan.
Henry G. Hodges, mengemukakan empat bentuk bagan organisasi
1. Bentuk pyramid.
2. Bentuk vertical.
3. Bentuk horizontal.
4. Bentuk lingkaran.
Beberapa bentuk partemelisasi, adalah atas dasar : 1) fungsi; 2) produk atau jasa; 3) wilayah; 4) langganan; 5) proses atau peralatan; 6) waktu; 7) pelayanan; 8) alpha-numerica; 9) proyek dan matriks.
Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama untuk membentuk satuan organisasi.
Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah, langganan, dan proses atau peralatan. Struktur divisional mempunyai beberapa keuntungan. Karena semua kegiatan, ketrampilan dan keahlian yang diperlukan untuk memproduksi dan memasarkan produk dikelompokkan menjadi satu dibawah seorang kepala, keseluruhan pekerjaan dapat lebih mudah dikoordinasikan dan prestasi kerja yang tinggi terpelihara. Kualitas dan kecepatan pembuatan keputusan meningkat.
Ada keuntungan , tentunya juga ada kerugaiannya. Yang diantaranya menyebabkan berkembangnya persaingan potensial antara sumber daya perusahaan dan konflik antara tugas-tugas dan prioritas-prioritas, masalah seberapa besar delegasi wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi, masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumber daya dan distribusi biaya-biaya overhead perusahaan, dapat menimbulkan tidak konsistensinya kebijaksanaan antara devisi-devisi, masalah duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.
Kelompok-kelompok kerja formal organisasi, tipe-tipenya :
1. Kesatuan tugas khusus (task force), dibentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus.
2. Panitia tetap (standing commiters)dan panitia Ad hoc, dibentuk untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, member saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.
3. Dewan atau komisi.
Kelompok-kelompok organisasi informal, memainkan peranan-penting dalam dinamika perilaku organisasi. Muncul tak terhindarkan kapan saja orang-orang bergabung bersama dan berinteraksi dalam pengelompokan-pengelompokan social.

ORGANISASI SEBAGAI ALAT MANAJEMEN
Yang dimaksudkan dengan organisasi sebagai alat manajemen, adalah organisasi sebagai wadah atau tempat manajemen melakukan kegiatan. Dan kegiatan tersebut tidak dapat dilakukan secara individual. Dengan kata lain tujuan tersebut tidak akan dapat dicapai oleh manusia secara individual, akan tetapi hanya dengan kerja samalah tujuan tersebut akan tercapai.


ORGANISASI SEBAGAI FUNGSI MANAJEMEN
 Organisasi sebagai fungsi manajemen adalah organisasi memberi langkah-langkah kepada manajemen untuk melaksanakan kegiatan dan fungsi manajemen.
 Organisasi atau pengorganisasian dapat dirumuskan sehingga keseluruhan aktivitas manajemen di dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan tercapainya aktifitas-aktifitas manajemen yang sebelumnya telah ditentukan terlebih dahulu.
 Dimana yang dimaksudkan dengan fungsi-fungsi manajemen itu adalah sebagai berikut :
Forecasting, Planning termasuk budgeting, Organizing, Staffing atau assembling resources, Directing atau commanding, Leading, Coordinating, Motivating, Controlling and Reporting

Proses Terjadinya Hubungan Antar Manusia Dalam Organisasi
 Pada umumnya ada dua macam hubungan di dalam organisasi, yaitu :
a. Hubungan formal
Formal dalam arti para anggota berhubungan secara kedinasan yang sudah diatur oleh tata tertib organisasi.
b. Hubungan non formal
Non formal itu terjadinya tidaklah diatur dalam tata tertib organisasi, ia lebih banyak bersifat kekeluargaan dan tidak tergambar dalam struktur organisasi.

Untuk terdapatnya keharmonisan, keseimbangan yang bagaimana yang diharapakan berkembang dalam suatu organisasi, tentu saja yang diharapkan adalah hubungan formal tetap berjalan di samping hubungan non formal. Salah satunya jangan sampai menggangu yang lain. Penerapan kedua hubungan ini tentulah amat tergantung pada situasi dan kondisi yang dihadapi (situasional).


Apa Yang Mendorong Orang Untuk Membentuk Organisasi
 Pada dasarnya ada 3 hal yang mendorong orang untuk membentuk suatu organisasi, yaitu :
1. Pekerjaan yang banyak menumpuk dan tidak mungkin dikerjakan oleh orang seorang.
2. Pekerjaan kadang-kadang menuntut keahlian tertentu dan berbeda.
3. Pekerjaan dilaksanakan di beberapa tempat yang berebda, dalam waktu bersamaan.

Peranan Koordinasi Di Suatu Organisasi
 Koordinasi adalah usaha untuk menyatukan serta menyelaraskan kegiatan yang ada, sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran, berlawanan dan semua kegiatan dapat mengarah kepada titik pencapaian tujuan.

 Koordinasi perlu ada di dalam suatu organisasi, sebab koordinasi perlu untuk mencegah timbulnya kekuatan pemisah (divergensi) dari tujuan semula, akibat adanya pembagian tugas. Output dari koordinasi adalah terdapatnya kegiatan yang terarah, tidak simpang siur dan tidak bertentangan serta tidak saling tumpang tindih sesamanya.

Berikut adalah gejala-gejala yang muncul bila koordinasi tidak ada dalam suatu organisasi :
 Terjadinya tumpang tindih (duplikasi) dalam pekerjaan.
 Terjadinya kekosongan (vakum) terhadap suatu pekerjaan karena tidak ada orang yang mengerjakannya.
 Para pegawai saling angkat bahu, bila pekerjaan itu dianggap berat, dan saling berebut bila pekerjaan itu menarik hatinya.
 Pencapaian tujuan organisasi tidak berjalan lancar, para petugas merasa serba salah dan saling berbenturan.
 Satu pekerjaan dapat dihapuskan oleh pekerjaan lain tanpa disadari.

Peranan Struktur Organisasi
 Struktur organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi dalam organisasi, dan bagaimana mereka saling berhubungan.

 Manfaat utama dari adanya bagan organisasi tersebut adalah bagan tersebut memungkinkan kita mengetahui bagaimana organisasi itu terbentuk. Dengan adanya bagan organisasi maka pimpinan dan bawahan dapat mengetahui tugas-tugas apa yang harus dilakukan, dan apabila terdapat sesuatu masalah maka kita akan dapat mengetahui ke bagian mana kita harus menghubunginya.

Tujuan Yang Ingin Dicapai Oleh Pengorganisasian Dalam Manajemen
 Mempermudah pelaksanaan tugas.
 Mempermudah pimpinan melakukan pengendalian.
 Agar kegiatan-kegiatan para bawahan terarah ke satu tujuan yang telah ditentukan.
 Agar dapat menentukan orang-orang yang tepat untuk tugas-tugas yang ada.



 Cara pimpinan mengendalikan tugas bawahan melalui pengorganisasian adalah dengan adanya pembagian tugas yang jelas untuk tiap orang, maka pimpinan dapat dengan mudah mengingat, siapa mengerjakan apa, yang pada akhirnya dapat dimintakan pertanggungjawaban (laporan) hasil pelaksanaan tugas tersebut kepada yang bersangkutan.
 Dengan pembagian tugas kegiatan bawahan dapat tertuju pada satu arah, karena dengan adanya pembagian tugas, dapat dihindari kesimpangsiuran tugas, sehingga setiap orang tahu apa yang menjadi tugasnya, dan mereka akan berusaha melaksanakn tugas itu dengan sebaik-baiknya, sehingga tiap-tiap kegiatan itu akan terarah ke satu tujuan.

Unsur-Unsur Pokok
Organisasi
 Yang menjadi unsur pokok organisasi menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan dalam bukunya Manajemen, dasar, Pengertian, dan Masalah, adalah :
1. Manusia
2. Struktur
3. Sasaran
4. Pekerjaan
5. Lingkungan


Fungsi Pengorganisasian Di dalam Manajemen
 Menurut Prof. Dr. Arifin Abdulrachman dalam bukunya Kerangka Pokok-Pokok Manajemen Umum, ada 4 fungsi pengorganisasian, yaitu :
 Mengatur pekerjaan dan kerja sama sebaik-baiknya
 Mencegah serta mengurangi kelambatan pekerjaan serta kesulitan dalam proses pekerjaan
 Mencegah dan mengurangi kesimpangsiuran pekerjaan
 Membuat standar-standar kerja baru

Cara Untuk Membuat Penerapan Pengorganisasian Di dalam Manajemen Dapat Berfungsi Dengan Baik
 Penerapan prinsip organisasi bertujuan agar organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam rangka membentuk suatu organisasi yang baik atau dalam usaha menyusun suatu organisasi, perlu diperhatikan atau dipedomani beberapa asas atau prinsip organisasi.

Ada beberapa prinsip organisasi yaitu :
 Perumusan Tujuan Dengan Jelas
 Pembagian Kerja
 Delegasi Kekuasaan ( Delegation Of Autority)
 Rentang Kekuasaan
 Tingkat-Tingkat Pengawasan
 Kesatuan Perintah dan TanggungJawab (Unity of Command and Responsibility)
 Koordinasi
Organisasi yang dimaksud disini adalah organisasi formal yang dapat dipahami sebagai suatu “struktur peran”. Jadi organisasi kita anggap sebagai pengelompokkan kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan (yang dapat diverifikasi), penugasan setiap kelompok kegiatan kepada seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasinya, dan melakukan koordinasi secara horizontal dan vertikal dalam struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang agar semua orang mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas hasil-hasil (tujuan) yang dicapai. Seorang manajer akan berpendapat bahwa mereka sedang mengorganisasi kalau mereka sedang membuat struktur organisasi. Menurut James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman (1990) Struktur organisasi merujuk kepada cara dimana kegiatan-kegiatan organisasi dibagi, diorganisasi dan dikoordinasikan.

Departementasi dan Rentang Manajemen
Struktur organisasi dapat digambarkan dalam bentuk bagan organisasi. Sebagai contoh lihat gambar 3.1. Kotak-kotak menggambarkan departementasi (pengelompokkan kegiatan), kemudian kotak-kotak itu diatur dalam tingkatan-tingkatan (hierarki manajemen), dan garis-garis yang menghubungkan kotak-kotak menggambarkan rantai komando atau “siapa melapor kepada siapa” dan juga menggambarkan hubungan atau koordinasi secara horizontal dan vertikal. Susunan kotak tersebut membentuk piramida, satu kotak di atas membawahi beberapa kotak pada setiap hierarki manajemen, hal ini menggambarkan rentang manajemen (span of authority), yang diartikan sebagai jumlah bawahan yang secara langsung melapor kepada seorang manajer tertentu.
Gambar 3.1.
Struktur Organisasi dengan Rentang Sempit-Struktur Tinggi dan Rentang Luas-Struktur Datar.


o Organisasi Rentang Sempit-Struktur Tinggi

Keunggulan Kelemahan
o Supervisi langsung o Para atasan cenderung terlalu terlibat dalam tugas bawahan
o Pengendalian langsung o Banyak tingkat manajemen
o Cepatnya komunikasi antara bawahan dan atasan o Biaya tinggi karena banyaknya tingkatan
o Lebarnya jarak antara tingkat terbawah dan tingkat puncak



o Organisasi Rentang Luas-Struktur Datar
Keunggulan Kelemahan
o Para atasan terpaksa mengadakan pendelegasian o Atasan yang terlalu banyak beban cenderung menghambat keputusan
o Kebijakan yang jelas harus dibuat o Ada bahaya para atasan kehilangan kendali
o Para bawahan harus diseleksi secara hati-hati o Dituntut kualitas istimewa dari para manajer

3.2. Organisasi Koperasi

Koperasi yang dimaksud disini dibatasi untuk koperasi primer yang banyak kita jumpai yaitu koperasi yang anggotanya orang-orang, misalnya Koperasi Keluarga Besar Mahasiswa (KKBM) Ikopin. Gambar 3.2. adalah bagan struktur organisasi yang ideal dan besar, bukan struktur KKBM Ikopin yang sebenarnya.

KKBM Ikopin beranggotakan para dosen, karyawan, dan mahasiswa, mereka adalah rumah-rumah tangga konsumsi yang mempunyai kebutuhan yang berbeda. Kebutuhan dosen dan karyawan adalah terutama barang-barang konsumsi untuk mempertahankan kelangsungan hidup atau meningkatkan kesejahteraan rumah tangganya, sedangkan mahasiswa kebutuhannya terutama mempertahankan studinya dan meningkatkan prestasi individu. Jadi departementasi pada KKBM Ikopin harus didasarkan pada kebutuhan pelanggannya (dosen, karyawan, dan mahasiswa). Dasar departementasi demikian disebut departementasi berdasarkan pelanggan. Menurut Koontz ada 10 dasar departementasi. Sedangkan menurut Stoner ada 3 jenis struktur organisasi utama. Dasar departementasi oleh Stoner disebut jenis struktur organisasi.

sumber

1) Manajemen, Edisi Kedelapan
Pengarang : Harold Koontz, Cyril O’Donell, dan Heinz Weihrich
Alih Bahasa : Alfonsus Sirait
Penerbit : Erlangga, Jakarta, 1996
2) Manajemen, Edisi Kelima
Pengarang : James A.F.Stoner dan R.Edward Freeman
Alih Bahasa : Wilhelmus W.Bakowatun dan Drs.Benyamin Molan
Penerbit : Intermedia, Jakarta, 1994

e-learning gunadarma Dasar-dasar manajemen
staff.uny.ac.id
komisi.staf.gunadarma.ac.id

Manfaat Perencanaan dan Jenisnya

MANFAAT PERENCANAAN Dan JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI

A.    MANFAAT Dan TUJUAN PERENCANAAN

MANFAAT PERENCANAAN :

1.      Standar pelaksanaan dan pengawasan.

2.      Pemilihan berbagai alternative terbaik.

3.      Penyusunan skala prioritas, baik sasaran maupun kegiatan.

4.      Menghemat pemanfaatan sumber daya organisasi.

5.      Membantu manajer menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

6.      Alat memudahkan dalam berkoordinasi dengan pihak terkait, dan,.

7.      Alat meminimalkan pekerjaan yang tidak pasti.

8.      Mengarah pada tindakan yang bertujuan.

9.      Menghindari kesalahan atau risiko.

10.  Memungkinkan pendelegasian tugas (kekuasaan).

11.  Memungkinkan koordinasi.

12.  Metode yang digunakan bisa lebih baik.

13.  Bisa berhemat atau ekonomis dana.

14.  Bisa menghemat tenaga manajemen.

15.  Sebagai dasar untuk pengendalian.

TUJUAN PERENCANAAN :

1.      Standar pengawasan, yaitu mencocokan pelaksanaan dengan perencanaannya.

2.      Mengetahui kapan pelaksanaan dan selesainya suatu kegiatan.

3.      Mengetahui siapa saja yang terlibat (struktur organisasinya), baik kualifikasinya maupun kuantitasnya.

4.      Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan.

5.      Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu.

6.      Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan.

7.      Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan.

8.      Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui.

9.      Mengarahkan pada pencapaian tujuan.

Stephen Robbins dan Mary Coulter mengemukakan banyak tujuan perencanaan:

Tujuan pertama adalah untuk memberikan pengarahan baik untuk manajer maupun karyawan nonmanajerial. Dengan rencana, karyawan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Tanpa rencana, departemen dan individual mungkin akan bekerja sendiri-sendiri secara serampangan, sehingga kerja organisasi kurang efesien.

Tujuan kedua adalah untuk mengurangi ketidakpastian. Ketika seorang manajer membuat rencana, ia dipaksa untuk melihat jauh ke depan, meramalkan perubahan, memperkirakan efek dari perubahan tersebut, dan menyusun rencana untuk menghadapinya.

Tujuan ketiga adalah untuk meminimalisir pemborosan. Dengan kerja yang terarah dan terencana, karyawan dapat bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan inefesiensi dalam perusahaan.

Tujuan yang terakhir adalah untuk menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya, yaitu proses pengontrolan dan pengevalusasian. Proses pengevaluasian atau evaluating adalah proses membandingkan rencana dengan kenyataan yang ada. Tanpa adanya rencana, manajer tidak akan dapat menilai kinerja perusahaan.

Selain keempat hal tersebut, sebagian besar studi menunjukan adanya hubungan antara perencanaan dengan kinerja perusahaan.

B.     JENIS PERENCANAAN DALAM ORGANISASI :

Melihat tingkat hirarkis, ada tiga jenis perencanaan: perencanaan strategis, taktis dan operasional.

1.      Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis dianggap oleh organisasi secara keseluruhan dan dihasilkan oleh tingkat hirarki yang lebih tinggi dari sebuah organisasi. Berkaitan dengan tujuan jangka panjang dan strategi dan tindakan untuk mencapainya.

Perencanaan ini merupakan proses dimana eksekutif / top manajer meramal arah jangka panjang dari suatu entitas dengan menetapkan target spesifik pada kinerja, dengan mempertimbangkan kondisi internal dan eksternal untuk melakukan tindakan perencanaan yang dipilih.

Hal ini biasanya dilakukan dalam organisasi pada tingkat manajerial, atau tingkat tertinggi perintah, yang dilakukan dengan cara taktik dan prosedur yang digunakan untuk mencapai tujuan tertentu atau diberikan perencanaan jangka panjang lebih dari 5 tahun.

Perencanaan strategis juga merupakan suatu hal untuk merencanakan strategi dalam segala hal, atau dalam kehidupan sehari-hari setiap orang.

2.      Perencanaan Taktis / Taktik
Pada tingkat kedua dari perencanaan, taktis, kinerja berada dalam setiap area fungsional bisnis, termasuk sumber daya tertentu. Perkembangannya terjadi oleh tingkat organisasi menengah, bertujuan untuk efisiensi penggunaan sumber daya yang tersedia untuk jangka menengah proyeksi. Dalam perusahaan besar dengan mudah mengidentifikasi tingkat perencanaan, yang diberikan oleh setiap kepala bagian.

Bagian taktis merupakan proses yang berkelanjutan, yang bertujuan dalam waktu dekat, merampingkan pengambilan keputusan dan menentukan tindakan. Bagian Ini dilakukan secara sistemik karena merupakan totalitas yang dibentuk oleh sistem dan subsistem, seperti yang terlihat dari sudut pandang sistemik. Apakah iteratif, dan proyek mana yang harus fleksibel dan menerima penyesuaian dan koreksi. Teknik ini memungkinkan pengukuran siklus dan evaluasi sebagai dijalankan yang secara dinamis dan interaktif dilakukan dengan orang lain, dan merupakan teknik yang mengkoordinasikan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan yang diinginkan dari efisiensi.

3.      Perencanaan Operasional
Ketidakpastian yang disebabkan oleh tekanan dan pengaruh lingkungan harus berasimilasi pada pertengahan atau taktik yang harus mengkonversi dan menafsirkan keputusan strategis, tingkat tertinggi, ke dalam rencana konkrit di tengah dan membuat rencana yang akan dilakukan dan, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi rencana operasional dan rincian yang akan dijalankan pada tingkat operasional.

Karena jadwal pada tingkat operasional sesuai dengan set bagian homogen dari perencanaan taktis, yaitu, mengidentifikasi prosedur spesifik dan proses yang diperlukan di tingkat bawah organisasi, menyajikan rencana aksi atau rencana operasional. Hal ini dihasilkan oleh tingkat organisasi yang lebih rendah, dengan fokus pada kegiatan rutin perusahaan, oleh karena itu, rencana dikembangkan untuk waktu yang singkat.

Perencanaan Operasional ini dilakukan pada karyawan di tingkat terendah dari organisasi. Membuat perencanaan kecil sebuah organisasi dan merinci bagaimana tujuan akan dicapai. Bahkan, semua titik dasar perencanaan terjadi di tingkat operasional, yang sangat mempengaruhi dan menentukan, bersama dengan, hasil taktik.

Termasuk tugas-tugas operasional dan skema operasi yang benar dan efisien dalam menjalani sistem pendekatan reduksionis proses khas ditutup. Hal ini dilakukan berdasarkan proses diprogram dan teknik komputasi. Ini mengubah ide menjadi kenyataan, atau mengeksekusi tujuan dari suatu tindakan melalui berbagai rute, jangka pendek pekerjaan umumnya kurang dari 1 tahun.

4.      Perencanaan Normatif
Mengacu pada penciptaan standar, kebijakan serta peraturan yang ditetapkan untuk operasi organisasi. Hal ini bergantung pada pembentukan standar, metodologi dan metode untuk berfungsinya kegiatan yang direncanakan.

Standar-standar tentang pendirian aturan dan / atau undang-undang dan / atau kebijakan dalam setiap kelompok atau organisasi, terutama untuk menjaga pengendalian, pemantauan dan pengembangan perencanaan dan pengembangan standar dan kebijakan. Perencanaan berhubungan erat dengan desain struktur organisasi. Ini berlaku di daerah yang sangat spesifik, yang umumnya adalah mereka yang mengawasi dan menentukan aspek pada tingkat lainnya tidak dapat dipisahkan.

SUMBER :

http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2077093-tujuan-perencanaan-dan-manfaat-perencanaan/

http://studimanajemen.blogspot.com/2012/09/manfaat-perencanaan.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Perencanaan

http://id.shvoong.com/business-management/management/2293395-jenis-jenis-perencanaan-dalamtingkatan-organisasi/

Perencanaan dan Langkah-langkahnya

DEFINISI PERENCANAAN (PLANNING) SERTA LANGKAH-LANGKAH MENYUSUN PERENCANAAN

Standar

Perencanaan serta langkah-langkahnya

Perencanaan dalam sebuah perusahaan dan oprganisasi merupakan hal penting yang harus dilakukan agar program-program tersebut dapat menunjang terlaksananya tujuan dari perusahaan atau organisasi yang tentunya ditentukan bagaimana cara seorang manager menyusun sebuah perencanaan tersebut. Seperti halyang yang dikatakan oleh Stephen Robins dan Mary Coulter perencanaan adalah sebuah proses yang dimulai dari penetapan tujuan organisasi, menentukan strategi untuk pencapaian tujuan organisasi tersebut secara menyeluruh untuk mengintegrasikan dan mengoordinasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi.

Menurut Robbins dab Coulter perencanaan tersebut ada dua macam bentuknya  yaitu :

1. Rencana formal adalah rencana tertulis yang telah ditetapkan dan harus dilaksanakan suatu perusahaan atau organisasi dalam jangka waktu tertentu dan merupakan rencana bersama anggota korporasi. Maksunya setiap anggota harus mengetahui dan menjalankan rencana itu agar tujuan dapat diwujudkan. Rencana formal ini dibentuk untuk mengurangi ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan untuk tujuan bersama sebuah organisasi atau perusahaan.
2. Rencana informal adalah rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu organisasi. Rencana informal ini biasanya mencakup pada kemampuan anggota dalam hubungannya dengan seorang manager. Maksudnya tidak tertulis disini adalah rencana yang tidak ada dalam ADRT sebuah perusahaan atau organisasi, rencana ini bersifat tidak tetap hanya berada pada kondisi tertentu saja.

Pada sebuah rencana formal atau rencana bersama tentunya memiliki tujuan tertentu agar mengikat anggota untuk tetap berada pada komitmen menjalankan sebuah tugas bersama. Oleh karena itu perencanaan tersebut memiliki tujuan seperti yang dikemukakan lagi oleh  Robbins dan Coulter yaitu :

1. Pengarahan Pada Manager dan Anggota atau Karyawannya

Melalui sebuah perencanaan, anggota sebuah organisasi atau karyawan sebuah perusahaan dapat mengetahui apa yang harus mereka capai, dengan siapa mereka harus bekerja sama, dan apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi. Perencanaan menghasilkan usaha yang terkoordinasi, dimana dengan sebuah perencanaan seorang manager dengan sendirinya akan bekerja sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan termasuk dalam mengarahkan anggotanya dalam target yang ditentukan. Sehingga anggota dan karyawan bekerja sesuai arah koordinasi seorang manager yang tidak terlepas dari perencanaan awal. Karyawan dan anggota pun akan melakukan apaupun untuk mencapai sasaran program.

1. Pengurangan Ketidakpastian

Perencanaan yang dibuat dapat mengurangi ketidakpastian dengan mendorong seorang manajer untuk melihat arah kedepan. Artinya seorang manager dapat mengantisipasi perubahan, mempertimbangkan dampak perubahan, dan menyusun tanggapan yang tepat terhadap perubahan tersebut. Perencanaan juga dapat menjelaskan akibat dari berbagai tindakan yang mungkin dilakukan oleh manajer dalam rangka menanggapi perubahan. Meskipun perencanaan tidak dapat menghapuskan perubahan,  merencanakan supaya dapat mengantisipasi perubahan dan membuat tanggapan yang paling efektif dan tepat.

1. Peminimalisiran Pemborosan.

Perencanaan yang terarah dan sesuai dengan prosedur yang telah ditentukan maka anggota atau karyawan akan bekerja lebih efesien dan mengurangi pemborosan. Perencanaan juga dapat mengurangi kegiatan-kegiatan yang tumpang tindih dan sia-sia. Jika berbagi kegiatan kerja dikoordinasikan perencana yang mapan, pemborosan waktu dan sumber daya serta berbagai kegiatan rangkap dapat diminimalkan. Selain itu, dengan rencana, seorang manajer juga dapat mengidentifikasi dan menghapus hal-hal yang dapat menimbulkan ketidakefesiensian dalam perusahaan.

1. Penetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam fungsi selanjutnya

Perencanaan juga bertujuan agar dalam menentukan standar pada tahap selanjutnya berjalan dengan baik, karena melaui perencanaan yang matang secara tidak langsung akan ditemukan proses pengontrolan dan pengevaluasian yang matang pula. Perencanaan digunakan sebagai sasaran atau standar untuk mengendalikan. Apabila kita tidak pasti mengenai apa yang ingin kita capai, kita tidak akan mengetahui apakah kita sudah benar-benar mencapainya atau belum. Dalam perencanaan, kita menyusun sasaran dan rencana itu. Kemudian melalui fungsi pengendalian, kita memperbandingkan kinerja aktual terhadap sasaran tersebut, mengindentifikasi setiap penyimpangan yang besar, dan mengambil tindakan koreksi yang perlu. Tanpa perencanaan tidak akan ada cara untuk mengendalikan.

1. A.    PERENCANAAN YANG BAIK DAN EFEKTIF

Perencanaan yang baik dan efektif akan berjalan baik dan baik atau tidaknya menurut George R Terry dapat diketahui melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan, yaitu 5W+1H :

1. What (apa),

Membicarakan masalah tentang apa yang menjadi tujuan sebuah perencanaan dan hal-hal yang perlu dilakukan untuk mencapai tujuan perencanaan tersebut.

1. Why (mengapa),

Membicarakan masalah mengapa tujuan tersebut harus dicapai dengan mengapa beragam kegiatan dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut

1. Where (dimana),

Membicarakan masalah dimana program dalam perencanaan tersebut dilaksanakan

1. When (kapan),

Membicarakan masalah kapan kegiatan tersebut akan dilaksanakan dan diakhiri.

1. Who (siapa),

Membicarakan masalah siapa yang akan melaksanakan program tersebut.

1. HOW (bagaimana).

Membicarakan masalah bagaimana cara melaksanakan program yang direncanakan tersebut.

Dengan melakukan kategori di atas, maka seorang manager akan mudah dalam melaksanakan program atau kegiatan yang direncanakannya. Hal ini dikarenakan, metode yang dilakukannya terpola secara baik dan berkesinambungan yang melibatkan berbagai macam objek penunjang pelaksanaan program atau kegiatan.

Perencanaan yang Efektif mencakup dua hal penting:

1. 1.      Penentuan Tujuan

Tujuan merupakan hasil utama yang diinginkan sebuah perusahaan atau organisasi, baik itu dalam bentuk apapun seperti tujuan perusahaan atau organisasi (visi dan misi), tujuan program, atau tujuan berjangka. Tujuan dijadikan arah bagi semua keputusan manajemen dan membentuk kriteria yang digunakan untuk mengukur hasil pencapaian kerja. Jika tidak mengetahui apa target atau hasil yang inginkan, maka tidak akan bisa menetapkan rencana untuk mencapainya.

Untuk menetukan sebuah tujuan maka tujuan tgersebut harus diklasifikasikan agar tidak terjadi percampuran tujuan yang tidak sesuai dengan program yang tel;ah direncanakan. Tujuan tersebut dapat dibagi menjadi dua kelompok, yaitu tujuan yang dinyatakan (stated goals) dan tujuan riil. Stated goals merupakan tujuan yang dinyatakan organisasi kepada masyarakat luas. tujuan seperti ini dapat dilihat di piagam perusahaan, laporan tahunan, pengumuman humas, atau pernyataan publik yang dibuat oleh manajemen. Seringkali stated goals ini bertentangan dengan kenyataan yang ada dan dibuat hanya untuk memenuhi tuntutan stakeholder perusahaan. Sedangkan tujuan riil adalah sasaran yang benar-benar dinginkan oleh perusahaan yang hanya dapat diketahui dari tindakan-tindakan organisasi beserta anggota atau karyawan sebuah perusahaan atau organisasi.

1. 2.      Penentuan Rencana

Untuk menentukan sebuah rencana yang baik dan efektif, maka diperlukan sebuah penentuan rencana yang merupakan hal pokok sebuah perusahaan atau organisasi. Hal ini dikarenakan rencana adalah dokumen yang merangkum cara mencapai sasaran dan biasanya menggambarkan alokasi sumber daya, penyusunan jadwal, dan tindakan lain yang diperlukan untuk mencapai sasaran itu. Ketika para manajer merencana, mereka membuat sasaran dan sekaligus rencana. Efisiensi rencana diukur berdasarkan jumlah kontribusinya kepada maksud dan sasaran setelah biaya ditutupi dan berdasarkan konsekuensi lainnya yang tidak dicari, yang diperlukan untuk memformulasi dan mengoperasikannya.

Adapun jenis-jenis rencana menurut menurut Stoner dan Wenkel adalah rencana strategis (strategic plan) dan rencana operasional (operational plan). Rencana strategis merupakan rencana yang ditentukan untuk mencapai tujuan organisasi yang lebih luas yang memuat visi dan misi organisasi atau perusahaan. Sedangkan rencana operasional adalah rencana yang berfungsi sebagai pelaksanaan dari rencana strategis. rencana operasional juga merupakan rencana sekali pakai (single use plan); dikembangkan untuk mencapai tujuan khusus dan dibubarkan bila rencana ini telah selesai dilaksanakan, dan juga termasuk rencana tetap (standing plan); untuk menangani keadaan yang selalu berulang-ulang dan dapat diperkirakan seperti legitimasi, undang-undang sebagai sebuah peraturan dan prosedur-prosedur lainnya.

Perencanaan yang efektif dan baik memiliki langkah-langkah sebagai berikut

1. Menyadari adanya perluang. Artinya, kesadaran akan suatu kesempatan merupakan titik awal yang sebenarnya dari perencanaan. Hal itu meliputi suatu pandangan pendahuluan terhadap kemungkinan adanya peluang-peluang di hari depan dan kemampuan untuk melihatnya dengan jelas dan lengkap, suatu pengetahuan tentang dimana kita berdiri pada sudut kekuatan dan kelemahan kita, suatu pengertian tentang mengapa kita ingin memecahkan ketidakpastian, dan suatu visi tentang apa yang menurut harapan kita akan kita dapatkan.
2. Menentukan tujuan. Artinya, tujuan-tujuan yang menentukan hasil-hasil yang diharapkan menggambarkan hal-hal akhir yang harus dilakukan, dimana penekanan penting harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran dan program-program.
3. Menentukan Premis. Artinya, Premis adalah asumi-asumi perencanaan. Dengan kata lain, lingkungan yang diharapkan dari rencana-rencana yang sedang dilaksanakan. Apabila premis perencanaan yang konsekuen makin dipahami oleh perencana, maka akan semakin terkoordinasilah perencanaan perusahaan itu.
4. Menentukan arah tindakan alternatif. Artinya, langkah keempat di dalam perencanaan adalah mencari dan memeriksa arah-arah alternatif dalam tindakan, khususnya yang tidak nampak dengan segera.
5. Mengevaluasi arah tindakan alternatif. Artinya, dalam langkah ini, tindakan dan kegiatan yang telah dilakukan perlu dilakukan evaluasi kekurangan dari tindakan alternative yang diambil dan dirasa menghambat atau menggangu jalannya kegiatan tujuannya agar tidak terjadi kesalahan para tahap-tahap selanjutnya dari kegiatan tersebut
6. Memilih satu arah tindakan, artinya langkah yang terakhir dari perencanaan ini merupakan langkah yang paling menentukan untuk melanjutkan pada proses pelaksanaan.

Dilain hal, sebeuh perencanaan yang baik dan efektif haruslah memiliki criteria-kriteria sebagai berikut :

1. Logis dan Rasional. Artinya, apa yang dirumuskan dapat diterima oleh akal, dan oleh sebab itu maka perencanaan tersebut bisa dijalankan.
2. Komprehensif. Perencanaan yang baik juga harus memenuhi syarat komprehensif. Artinya menyeluruh dan mengakomodasi aspek-aspek yang terkait langsung terhadap perusahaan. Perencanaan yang baik tidak hanya terkait dengan bagian yang harus kita jalankan, tetai juga dengan mempertimbangkan koordinasi dan integrasi dengan bagian lain di perusahaan.
3. Fleksibel. Artinya, perencanaan yang baik diharapkan dapat beradaptasi dengan perubahan dimasa yang akan datang, tapi bukan berarti perencanaan itu dapat diubah seenaknya.
4. Komitmen. Perencanaan yang baik harus merupakan dan melahirkan komitmen terhadap seluruh anggota organisasi untuk bersama-sama berupaya mewujudkan tujuan organisasi. Komitmen dapat dibangun dalam sebuah perusahaan jika seluruh anggota di perusahaan beranggapan bahwa perencanaan yang dirumuskan telah sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
5. Realistis, perencanaan yang baik perlu memenuhi persyaratan realistis. Artinya, apa yang dirumuskan oleh perusahaan sesuai dengan fakta dan wajar untuk dicapai dalam kondisi tertentu yang dihadapi perusahaan.

Hambatan Perencanaan Yang Efektif Dan Baik

1. Seorang manajer bertindak otoriter

Manajer disini, tidak memikirkan kebutuhan karyawan hanya megutamakan aturan yang mengikat karyawan dalam membuat perencanaan

1. Kurangnya koordinasi

Kurangnya koordinasi antara atasan dengan bawahan sehingga menyebabkan perncanaan kurang terarah

1. Kurangnya sumber daya manusia

Sumber daya manusia dalam kategori jumlah dan keterampilan

1. Kurangnya sumber daya modal
2. Karyawan atau anggota lebih memikirkan kebutuhan pribadi
3. Penyusunan rencana yang lamban seringkali membuat fungsi-fungsi dari setiap bagian perusahan tidak berjalan dengan smestinya.

1. B.     KRITERIA PENILAIAN YANG BAIK PERENCANAAN

Perencanaan yang baik dapat dinilai jika adanya :

1. Perencanaan disusun sesuai dengan tujuan perusahaan
2. Tepat sasaran
3. Manager menjalankan fungsinya sebagai seorang coordinator
4. Anggota atau karyawan berada dalam satu koordinasi
5. Anggota atau karyawan menjalankan fungsinya sesuai dengan perencanaan program
6. Adanya peningkatan kualitas kerja karyawan atau anggota
7. Perencanaan berhasil membuat sebuah pelaksanaan
8. Adanya pembagian sub-sub koordinasi untuk menjalankan sebuah program
9. Adanya kesepahaman antara manager dengan karyawan atau anggotanya dalam membuat sebuah perencanaan

Dengan kriteria-kriteria tersebut seorang manager akan dapat melakukan dan melaksanakan dari perencanaan yang telah disusun, dan menjadi patokan bagi perusahaan, organisasi, kelompok, atau individu lain sebagai penilaian yang baik terhadap perusahaan atau organisasi dalam

James A.F Stoner. Manajemen Eisi Kedua, jilid I. Erlangga, Jakarta. 1996

www.wikipedia.com. Perencanaan, diakses tanggal 24 November 2013

Stephen P Robbins & Mary Coulter, Manajemen, Jakarta, Indeks Group Garamedia. 2004

Susmitro, Andi. 2007. Manajemen perencanaan. Jakarta.www.wikepedia.com diakses tanggal 01 November 2009